FORGEN

Dzisiaj po raz pierwszy byłam z wizytą w USC w Książu Wielkim i Kozłowie Miechowskim w celu wyjaśnienia kilku "zagadek" w moim drzewie.

Chodzi mi głównie o księgi zgonów i ślubów z przed 1935r. W jaki sposób one powinny być udostępnione?

Liczyłam na to, że swobodnie będę mogła poprzeglądać sobie księgi tak jak w archiwum przez co na pewno bym znalazła dużo więcej informacji niż otrzymałam.
W Kozłowie Pani była bardzo miła i przyjaźnie nastawiona, wyszukiwała bez najmniejszego problemu interesujące mnie akty.
W Książu Wielkim początkowo Pan zrobił "dąsa" i stwierdził, że oni nie mają programu do wyszukiwania i musiałby to robić ręcznie. Ale jak już zaczął gdy powiedziałam, że jestem z daleka i specjalnie w tym celu przyjechałam to już nie było problemu, sam od siebie wyciągał następne księgi i wyszukiwał - także służył pomocą.
Jednak w obu przypadkach to oni wyszukiwali nazwiska, które podawałam, gdy znaleźli zasłaniali inne akty kartkami i do sfotografowania dawali tylko te, którymi byłam zainteresowana. W obu przypadkach sami stwierdzili, że akta powinny już być w archiwum, a ja w obu przypadkach napomknęłam, że ochrona danych nie dotyczy już tych akt i powinny być ogólnodostępne w archiwum.

Jakie są Wasze doświadczenia w tej kwestii? Gdybym mogła swobodnie sobie przejrzeć interesujące mnie akty na pewno by się znalazły jakieś nowe akty (osoby o których nie wiedzieliśmy) itp.

Czekają mnie wizyty w następnych USC i jak się zachować ? Choć chciałam wyszukać jeszcze inne akty to szczerze powiedziawszy, nie chciałam zawracać Pani głowy następnymi, bo by mi do zamknięcia USC zeszło. O co można w tym przypadku prosić? Np. O swobodne przejrzenie księgi ?

Witaj, w przypadku dostępu do ksiąg z lat 1916-1935 możesz fotografować jedynie akty odnoszące się do osób, w stosunku do których mogłabyś uzyskać odpisy. Mimo, iż czas przechowywania ksiąg został skrócony, obowiązuje okres przejściowy w którym księgi mogą być w USC. Powinniśmy mieć do nich dostęp jak do archiwaliów w AP, jednak USC nie dysponują czytelniami gdzie te księgi mogłyby udostępniać. Jeśli trafisz na miłego kierownika USC, za pomocą programów komputerowych wyszuka Ci czy metryki są u nich. Warto najpierw zadzwonić do urzędu i porozmawiać, umówić się na wizytę, przed samą wizytą warto spisać wszelkie dane dot. osób poszukiwanych, zwłaszcza rok zdarzenia lub zakres lat poszukiwań. Warto też zwracać uwagę na przypisy przy aktach, które kierują nas do innych aktów. Trzeba też dostosować się do sytuacji w USC, tzn. jeśli widzimy, że ludzie czekają np. na uzyskanie odpisu, warto sobie zrobić przerwę i przepuścić te osoby, żeby nie musiały stać nam nad głową. To również poprawia kontakty z kierownikami jeśli im pokażemy, że nie chcemy utrudniać normalnej pracy urzędu.

Dziękuję ślicznie.
W Kozłowie wizytę miałam umówioną - dzwoniłam i przez telefon z-ca kierownika powiedziała, ze udostępni mi księgi - ale jak to wyglądało opisałam powyżej ;-(.Listę potrzebnych nazwisk miałam przy sobie, petentów brak (malutkie USC), w pomieszczeniu był dodatkowy stoliczek gdzie było można usiąść i spokojnie przeglądać przy pracowniku. Z jednej strony jestem zadowolona ponieważ dużo załatwiłam ale nie do końca. A z drugiej strony zawiedziona, że nie wniosłam nic nowego - na co liczyłam i z takim także zamiarem jechałam.

Jak już pisałam czekają mnie następne wizyty w USC i jadąc zaś w daleką trasę chciałabym zrealizować zamierzone cele (te co będą możliwe do realizacji) , wnieść coś więcej niż do tej pory mi było wiadome - a nie tylko potwierdzenie tego co wiem na papierku czy zdjęciu.

A jak jest z oddawaniem ksiąg do archiwum? Czy USC nie maja takiego obowiązku ? W obu przypadkach pracownicy sami stwierdzili, że księgi powinny być już w archiwum - a nie są.
W Książu posiadają księgi zmarłych od roku 1915. W Kozłowie jeszcze starsze bo od 1904. Przecież co najmniej do roku 1935 powinny już być zarchiwizowane a wtedy nie mamy problemu z dostępem. Dlaczego USC nie oddają ich tylko przetrzymują? Mało tego wszystko byłoby w 1 miejscu - a tak właśnie trzeba jeździć z jednego USC do drugiego - ponieważ "u nas tego nie ma - proszę pytać w ..." .

fiolet pisze:A jak jest z oddawaniem ksiąg do archiwum? Czy USC nie maja takiego obowiązku ? W obu przypadkach pracownicy sami stwierdzili, że księgi powinny być już w archiwum - a nie są.

Mogą być, a powinny być, to dość duża różnica. Choćby dziesięcioletni okres przejściowy w stosunku nowych przepisów które obowiązują nawet jeszcze niecały rok.
Nawet w przypadku ksiąg nie podlegających pod nowe przepisy czas na oddanie do archiwum wynosi 3 lata.

W Książu posiadają księgi zmarłych od roku 1915. W Kozłowie jeszcze starsze bo od 1904. Przecież co najmniej do roku 1935 powinny już być zarchiwizowane a wtedy nie mamy problemu z dostępem.

Czy są to osobne księgi zgonów, czy zintegrowane z urodzeniami i ślubami. Jeśli osobne to jak wiele lat obejmujące, a zwłaszcza jaki jest najmłodszy rok w księdze, to wszystko ma znaczenie na to, czy księgi podpadają pod wysłanie do archiwum.

Dlaczego USC nie oddają ich tylko przetrzymują?

Oddać? To słowo nie w pełni odzwierciedla rzeczywistość. Gdyby tylko chodziło o oddanie, to niejedna placówka już dawno by oddała do archiwum te grube tomiszcza. Przed oddaniem muszą jednak poddać księgi renowacji i to za niemałe pieniądze. Jak mała gmina, która i tak dopłaca do funkcjonowania USC (państwowa dotacja nie pokrywa kosztów) ma wyłożyć kilkadziesiąt tysięcy złotych ekstra, bo przepisy się zmieniły i zamiast jednej księgi raz na rok (jeśli duplikat) lub raz na kilka lat (jeśli unikat) nagle powinna oddać kilka ksiąg (dotyczy zwłaszcza USC mających na stanie unikaty)? Jeśli pod gminny USC podlegają księgi z kilku parafii to i więcej.