Terminy, czasy oczekiwania

[jart]

Witam

Mam pytanie - czy USC ma jakiś określony czas na obsługę wniosku o kopie aktów (ksero- lub fotokopie)? Pytam bo złożyłem wnioski w "moim" (czyli w tym przypadku najbliższym) USC o takowe kopie. Bezpośrednio do Archiwum - inaczej niż dotychczas - nie pojechałem z braku czasu. Do tej pory, załatwiając sprawę bezpośrednio w archiwum, czekałem 3-5 dni, teraz, korzystając z pośrednictwa filii, czekam już miesiąc i końca nie widać...

Chcę zadzwonić, przypomnieć się, może powołać na jakiś przepis... Nie mam pełnego zaufania do osoby prowadzącej moją sprawę i chciałbym porozmawiać konkretniej - stąd moja prośba do Was o podzielenie się wiedzą.

[mariamazur]

Zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego art 35. § 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

[jart]

Dzięki za informacje. Dziś rano otrzymałem telefon że akty są już do odebrania. Co ciekawe, przyszło (także dziś) powiadomienie poleconym o tym że zostały nadane. Idąc dalej tym tropem - czyżby była możliwość doręczenia ich bezpośrednio pod wskazany adres (domyślnie - zamieszkania wnioskodawcy - także poleconym...)?

[Ynicz]

Dziś rano otrzymałem telefon że akty są już do odebrania.

Mała uwaga - do odebrania były akta Akty to wiadomo jakie obrazy

[kwiat1]

Witam ja napisałam prośbę do USC meilem z prośbą o potwierdzenie zgonu mojego dziadka,podałam zbliżoną datę, imię,nazwisko.Po trzech dniach otrzymałam potwierdzenie z datą i numerem aktu zgonu.Poprosiłam o kopie lub odpis zupełny teraz czekam na odpowiedz,a napisałam prośbę o kopię w piątek po 17-tej.Zobaczę co dalej z tego wyniknie.Narazie jestem zadowolona.Pozdrawiam Róża

[kwiat1]

Dzisiaj dostalam wiadomość z USC przed ósmą rano , mam do wyboru akt zgonu skrócony 22zł lub 33 zł zupełny i mam doknać wpłatę na konto USC oraz napisać wniosek z datą śmierci,imię,nazwisko i przesłać wraz z wpłatą, co uczyniłam meilem,podałam adres domowy.Również zapytałam o koperty dowodowe dziadka.Jak dostanę odpowiedz zaraz Wam napiszę.Pozdrawiam Róża

[kwiat1]

Witam dzisiaj otrzymalam akt zgonu dziadka,na moj adres domowy.Bardzo się cieszę,bo poszło mi z tym aktem bardzo szybko.Wszystko zależy od kompetencji i zrozumienia ze strony urzędnika.Pozdrawiam Róża

[zetka]

Witam dzisiaj otrzymalam akt zgonu dziadka,na moj adres domowy.Bardzo się cieszę,bo poszło mi z tym aktem bardzo szybko.Wszystko zależy od kompetencji i zrozumienia ze strony urzędnika.Pozdrawiam Róża

Czemu nie otrzymałaś kopii o którą prosiłaś ?

[jart]

"Poprosiłam o kopie lub odpis zupełny..."

Urząd wykonał czynność skutkującą większym przychodem, reszta to kwestia uzasadnienia.

[kwiat1]

Witam Pani kierownik podała mi w emeilu takie możliwści skorzystania z ich usług.Pozdrawiam Róża

[jart]

To może trochę rozwinę temat (nie za dużo, bo pewnie wiesz co i jak, poruszę tylko własne doświadczenia w tej materii).
Urzędy (i urzędnicy) w tym przypadku często zasłaniają się albo niewiedzą ("ale my takich rzeczy nie robimy") albo trudnościami technicznymi ("nie mamy aparatu, poza tym nikt u nas nie umie takich zdjęć robić, kserokopiarki też nie mamy, a z pokoju przepisy zabraniają nam wynosić").

Wg. mnie 90% sytuacji tak naprawdę rozbija się o dwie rzeczy:
1) Niepotwierdzona za zgodność z oryginałem kopia (foto lub ksero) to dla urzędu wpływ 5 zł od sztuki, akt skrócony to 22, a zupełny 33 zł.
2) Niewiedza urzędnika. Bądźmy ludźmi, nie do każdego USC genealodzy amatorzy dzwonią 2 razy dziennie co pozwala wyrobić odpowiednią biegłość pracownikom. Wytłumaczmy o co chodzi, powołajmy się na przykłady, pójdźmy na rękę gdy inaczej się nie da (ksero zamiast foto/skanu, ba, mnie raz pomógł faks - ledwo czytelny, ale lepszy rydz niż nic - nie mam faksu - darmowa usługa na maila - do znalezienia w necie w 3-5 min.)

Na początku warto wytłumaczyć o co nam chodzi i dać do zrozumienia (tak po ludzku, niezbyt dosadnie) że jako tako orientujemy się w temacie, i byle czym nas zbyć nie można (z wyczuciem: ja powołuje się na współpracę z innymi urzędami, w sensie: "o, a tu i tu to mi dali bez problemu i tak a tak to wyglądało". Później, warto zaakcentować że kopia potrzebna jest nam do celów prywatnych, nie urzędowych (badania genealogiczne, nie sprawa sądowa np.) i że wystarczy "byle co" - czyli nawet ksero. Jeśli to nie usuwa przeszkód ("nie mamy ksero, nie możemy wynosić...") - warto zaproponować inne rozwiązanie -

a) to ja sprzętu użyczę (osobiście przyjadę z aparatem i zdjęcia zrobię sobie sam, oczywiście w obecności pracownika urzędu)
b) "wielka szkoda, to może będę mógł w tej beznadziejnej sytuacji skorzystać z Pani/Pana wspaniałomyślności i poprosić o dosłowne przepisanie treści aktu i wysłanie mailem?" - autentyk, ostatnio w ten sposób rozwiązałem 2 beznadziejne sytuacje (ksero brak, skanera brak, aparatu nie ma, księgi przyspawane do pokoju a urząd na drugim końcu Polski - na szczęście jedna z urzędniczek ostatecznie wyrozumiała i chętna do pomocy).

"A po co to Panu, my tylko odpisy możemy wystawiać" - twardy dyktat, ale cóż:
- bo wielu informacji zawartych w narracyjnym akcie nie ma w odpisie, nawet zupełnym (nawet gdy zaznaczymy że poprosimy z przypiskami), np: skąd pochodzili stawający, od ilu lat tu zamieszkiwali, kim byli (stan), dokładnego określenia miejsca (np w przypadku urodzin: "w domu jego pod numerem xxx" i wielu innych
- bo w podpisie nie będzie własnoręcznego podpisu przodka/przodków
itp. itd.

Oczywiście może zdarzyć się tak że trafiliśmy na szczególnie trudny dla nas genealogów urząd, i niewiele daje się załatwić "na gębę". Cóż, to ostateczność, ale pozostaje kontakt oficjalny - tj. pisma, wnioski, odwołania...(ważne - wszystko na piśmie, kontakt tel. można podać, ale o oficjalną odpowiedź warto prosić na piśmie, w myśl zasady - "dziękuję za info, ale składałem wniosek na piśmie, proszę o odpowiedź w takiej samej formie, na zasadzie wzajemności" - takie postawienie sprawy powoduje że jednak niemożliwe może okazać się wykonalne - dlaczego? Bo od pisma łatwiej można się skutecznie odwołać).

Ważne, aby działać tak by ostatni sposób nie był konieczny. Jeśli nie da się inaczej, to w końcu trzeba spróbować i tak, ale rzadko w tym samym urzędzie kolejną prośbę załatwimy pozytywnie inaczej (tj. nie ponownie za pomocą pism do wiadomości "wszystkich świętych").

Uf, miałem się nie rozpisywać, ale przecież teraz tego nie usunę - może komuś się przyda.

[kwiat1]

Bardzo dziękuję,za konkretne wskazówki.Uważam,że przydadzą się wszystkim korzystającym z USC.
Pozdrawiam
Róża

[s_szpilska]

Wysłałam do USC pismo (26 czerwca br.) z prośbą o kserokopie teczki dowodowej mojego dziadka. Po kilkunastu dniach otrzymałam odpowiedź, że mam wpłacić pieniądze za ksero i na jakie konto no i że po przekazaniu potwierdzenia wpłaty otrzymam te kopie. Pieniądze wysłałam, potwierdzenie przekazałam za pośrednictwem maila na skrzynkę sekretariatu UM z prośbą o przekazanie właściwej osobie. I po dwóch tygodniach nie mam nic nadal. Po tygodniu pisałam maila znów z pytaniem czy moja wiadomość została przekazana właściwej osobie i znów bez odpowiedzi.

Nie wiem jak to interpretować. Nie wiem jak rozmawiać, bo nie wiem kto "zawinił". Nie wiem czy błędem było wysyłanie potwierdzenia na skrzynkę mailową (potwierdzenie wyświetlenia maila miałam). W niektórych urzędach wszystko można załatwić bez wizyt, telefonów i listów tradycyjnych.

Podpowiedzcie mi czy ja coś zrobiłam źle czy urzędnik.

Na marginesie dodając: dzwonić nie chcę, bo Pani zwyczajowo niemiła i nierozumiejąca po co mi ta makulatura potrzebna:)

Sylwia

[jart]

Teczka dowodowa w USC? No chyba że jest w tym samym budynku, albo jest inna organizacja (ja załatwiałem w UM zaczynając w ewidencji ludności). Poza tym kwestia kwoty - ile musiałaś zapłacić? W zasadzie nie musisz pisać, w przypadku metryk biorą 5 zł od strony, spotkałem się też z opłatą 31 zł (chyba za wydanie dokumentu z ewidencji dowodów osobistych - czasem konieczne ale nie musiałem korzystać - dlatego nie jestem pewien że była to kwota właśnie za to). Ja kserokopie otrzymałem w dwóch (czyli jak dotąd w 100%-ach) przypadkach za darmo, po stawieniu się w umówionym uprzednio terminie - od ręki (miła Pani kserowała w mojej obecności co i ile razy chciałem). Czy na pewno chodzi o teczki dowodowe?

Na pewno nie zaszkodzi zadzwonić, przypomnieć się i w razie konieczności dopytać.
Zawsze warto wziąć bezpośredni kontakt do osoby która będzie zajmowała się sprawą (nr tel na biurko, albo imię i nazwisko aby poprosić tę osobę), można podać też numer do siebie. Jeśli chodzi o termin - gdyby sprawa się przedłużała, w odpowiedniej chwili można przypomnieć o upływie przepisowego terminu (w sprawach "nie szczególnie skomplikowanych" - czyli takich jak ta - chyba 2 miesiące).

[s_szpilska]

Tak, zajmuję się tym kierownik USC. A płacić miałam 5 zł za kartkę ksero:)

S.